15 KỸ NĂNG SINH TỒN TRONG CÔNG SỞ

Lời Cảm Ơn

Cuốn sách bày tỏ lòng biết ơn đến các thành viên Hiệp hội Diễn giả Hoa Kỳ, chi hội Colorado, và đặc biệt là gia đình tác giả, những người đã ủng hộ và hiểu rằng tác giả giỏi diễn thuyết hơn là thực hành.

Lời Nói Đầu

Cuốn sách tập trung vào sự khác biệt giữa “Trò chuyện” (Small talk) và “Đối thoại” (Big talk). Trò chuyện là để phá bỏ khoảng cách và tạo sự tương đồng, trong khi Đối thoại là để đạt được các mục tiêu giao tiếp quan trọng như thông báo, truyền đạt, chia sẻ phản hồi, hoặc tránh mâu thuẫn. Có bốn lý do chính khiến nhiều người tránh Đối thoại: thời điểm không thích hợp, thói quen, sợ sai lầm, và lo ngại tiết lộ quá nhiều thông tin.

Lợi ích của việc trở thành người đối thoại giỏi bao gồm: được kính trọng hơn, có sức ảnh hưởng lớn hơn, thoải mái hơn khi đối mặt với bất đồng, tâm trí thanh thản hơn, có mối quan hệ tốt hơn, và có một cuộc sống lành mạnh hơn. Đối thoại tích cực là chìa khóa để duy trì mối quan hệ tốt đẹp, nhận diện và giải quyết khó khăn. Nó cần tập trung vào vấn đề, chân thật, mô tả khách quan, hợp lý, cụ thể và có trách nhiệm. Lắng nghe hai chiều là yếu tố cốt lõi của đối thoại hiệu quả.

PHẦN 1: XÂY DỰNG CÁC KĨ NĂNG ĐỐI THOẠI

Chương 1: Tiếp cận kĩ năng đối thoại

Chuyển đổi từ Trò chuyện sang Đối thoại: Trò chuyện được ví như việc khởi động xe, còn Đối thoại là quá trình lái xe trên đường. Không nên bỏ qua giai đoạn trò chuyện để vào thẳng Đối thoại vì sẽ gây áp lực và căng thẳng cho người nghe.
Mục đích của đối thoại: Đối thoại là một cuộc nói chuyện quan trọng, trao đổi sâu về các chủ đề lớn như kinh tế, chính trị, tôn giáo, văn hóa, hoặc các vấn đề gây tranh cãi. Nó là phương tiện để thông báo, truyền đạt, chia sẻ phản hồi, tránh mâu thuẫn, khuyến khích hoặc động viên người khác.
Các kĩ năng đối thoại hiệu quả: Gồm 11 điểm chính như kiểm soát mâu thuẫn bằng cách đáp lại (không cãi lại), định hình thông điệp rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, định hướng cuộc nói chuyện, tham gia trao đổi công sở hiệu quả, lắng nghe để lấy thông tin và tạo cầu nối, giải quyết tình huống khó xử, tạo thông điệp tăng ảnh hưởng và tin cậy, thiết lập và củng cố mối quan hệ, giữ liên lạc với phản hồi thẳng thắn, xây dựng nhóm hội thoại để củng cố quan hệ.

Chương 2: Thấu hiểu người nghe

Tùy chỉnh giao tiếp: Điều chỉnh cách giao tiếp cho phù hợp với từng đối tượng (khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, cấp trên, nhân viên, gia đình) vì mỗi người có tính cách, mong muốn và nhu cầu khác nhau. Mọi người đều muốn được lắng nghe.
Giao tiếp với khách hàng: Mục tiêu là xây dựng mối quan hệ và bán sản phẩm. Cần khiêm tốn, lịch sự, đứng trên quan điểm của khách hàng, đặt câu hỏi mở, tìm hiểu nhu cầu thực sự, cung cấp thông tin xác thực và thể hiện cam kết.
Đối thoại với đối tác: Thu thập cả thông tin liên quan đến nhiệm vụ cụ thể và thông tin cơ bản về môi trường làm việc, cách làm việc của họ trước đây thông qua nghiên cứu và phỏng vấn chuyên gia.
Đối thoại khó khăn: Xác định mục tiêu hợp lý, kiểm nghiệm thái độ của bản thân, xem xét nhận thức và lo lắng của đối phương. Bắt đầu bằng những câu hỏi gợi mở để lắng nghe suy nghĩ của họ.
Đối thoại với đồng nghiệp: Tập trung vào giải quyết vấn đề chứ không phải đổ lỗi. Chọn từ ngữ cẩn thận, rõ ràng, ngắn gọn và giữ cuộc nói chuyện riêng tư, tôn trọng.
Đối thoại với cấp trên: Giữ bình tĩnh, tránh cao giọng. Đề nghị “thảo luận” thay vì “bàn chuyện nghiêm trọng”. Giữ bí mật, dùng từ ngữ trung tính, tập trung vào trách nhiệm chung. Hướng đến giải pháp. Nếu bị chỉ trích, hít sâu, lắng nghe, nhận trách nhiệm và đề xuất giải pháp.
Đối thoại với nhân viên: Cẩn thận, không ngắt lời. Rõ ràng về giá trị và tiêu chuẩn. Gặp trực tiếp cho các cuộc đối thoại quan trọng. Đưa phản hồi chi tiết, cụ thể về kỳ vọng. Bắt đầu và kết thúc tích cực, dùng đại từ “chúng ta” để thể hiện sự tôn trọng.

Chương 3: Làm chủ cuộc trò chuyện

Kiểm soát cuộc họp: Các cuộc họp không có chương trình rõ ràng hoặc không được kiểm soát thời gian dễ đi chệch hướng, lãng phí thời gian và tiền bạc.
Chủ trì cuộc họp hiệu quả: Cần chuẩn bị chương trình làm việc với mục tiêu rõ ràng, ước tính và phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề, sắp xếp chủ đề khoa học, và giữ mọi người tập trung. Sau cuộc họp, cần gửi biên bản và giao nhiệm vụ bằng văn bản.
Ứng biến khi thuyết trình: Thông báo trước sẽ trả lời câu hỏi sau khi trình bày xong. Xử lý lịch sự các câu hỏi lạc đề hoặc người nói chuyện riêng bằng cách thay đổi vị trí hoặc yêu cầu gặp riêng sau.
Giữ tập trung trong phỏng vấn: Cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn đều cần chuẩn bị kỹ lưỡng các câu hỏi/trả lời cụ thể và lắng nghe cẩn thận để giữ cuộc nói chuyện tập trung vào trọng tâm.

Chương 4: Im lặng là công cụ giao tiếp hiệu quả

Sức mạnh của sự im lặng: Im lặng có thể truyền tải sức mạnh, sự tự tin và khả năng kiểm soát tình huống. Nó là công cụ cực kỳ hiệu quả trong mọi loại giao tiếp.
Vượt qua sự lúng túng với im lặng: Thực hành giữ im lặng trong 20-40 giây để quen dần. Tận dụng khoảng lặng đầu tiên trong các cuộc gặp gỡ để bắt đầu trò chuyện xã giao và xây dựng mối quan hệ.
Nghệ thuật đàm phán trong im lặng: Sử dụng khoảng lặng để suy ngẫm, nói chậm rãi để đối phương có cơ hội xen vào hoặc nhượng bộ. Quan sát và lắng nghe phản ứng của người khác trong khoảng lặng để điều chỉnh chiến thuật.
Im lặng trong bán hàng và phỏng vấn: Sau khi nêu giá hoặc đề xuất thỏa thuận, hãy im lặng để khách hàng suy nghĩ. Trong phỏng vấn, 1-2 giây im lặng sau câu hỏi thể hiện sự suy nghĩ chân thành và giúp tránh nói dài dòng, tiết lộ thông tin bất lợi. Hít thở và mỉm cười để thư giãn.
Khoảng lặng cần thiết trong thuyết trình: Dừng lại để nhấn mạnh thông tin quan trọng, cho khán giả cười, giúp họ tiếp thu thông tin phức tạp, hoặc báo hiệu chuyển sang điểm mới. Khoảng lặng cũng giúp diễn giả giảm hồi hộp và giao tiếp bằng mắt với khán giả.

Chương 5: Nhận biết những dấu hiệu nguy hiểm

Ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp: 93% giao tiếp là phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể, nét mặt, cử chỉ, giọng điệu). Hiểu ngôn ngữ cơ thể mang lại lợi thế để hiểu người khác và thể hiện bản thân tốt nhất.
Thể hiện bản thân tốt nhất: Bao gồm giao tiếp bằng mắt, bắt tay chặt vừa phải, ngẩng cao đầu, bắt chước lịch sự hành động của người khác, ngồi yên, nói to, giữ dáng điệu tốt và sử dụng cử chỉ tay mở. Tránh các cử động thừa hoặc tư thế phòng thủ.
Hiểu sự khác biệt văn hóa: Cần tìm hiểu ý nghĩa của các cử chỉ trong các nền văn hóa khác nhau để thể hiện sự tôn trọng và tránh hiểu lầm.
Đánh thức khán giả: Nhận biết các dấu hiệu chán nản hoặc bối rối của khán giả (mắt nhìn chỗ khác, khoanh tay, mím miệng…). Cách giải quyết là thay đổi vị trí, cao giọng, sử dụng số liệu ấn tượng, đặt câu hỏi hoặc trình chiếu hình ảnh.
Hạ nhiệt những vấn đề bức xúc: Nhận biết dấu hiệu tức giận (nghiến răng, cao giọng, mặt đỏ). Khi đối mặt với sự thù địch, giữ bình tĩnh, hít thở sâu, giãn cơ mặt, và xoa dịu tình hình bằng sự đồng cảm. Tập trung vào vấn đề chứ không phải vào người.

Chương 6: Nhận biết nguyên nhân mâu thuẫn

Mâu thuẫn là không tránh khỏi: Nhưng có thể ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ bằng giao tiếp hiệu quả. Không nên phớt lờ mâu thuẫn vì nó có thể trở nên trầm trọng hơn.
Phòng ngừa mâu thuẫn: Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, xác định mục tiêu chung và vai trò rõ ràng, suy nghĩ kỹ về tính cách phù hợp cho nhiệm vụ, và luôn có giải pháp cho các vấn đề tiềm ẩn.
Mâu thuẫn trong công việc (vai trò tư vấn): Khi làm trung gian, cần phỏng vấn từng người riêng để hiểu rõ, lắng nghe chăm chú, tôn trọng và đồng cảm. Trong cuộc họp chung, nêu rõ vị trí của từng người một cách khách quan, không đổ lỗi, và tập trung vào vấn đề để tìm giải pháp chung.
Đàm phán hiệu quả: Trước khi đàm phán, cần xác định mục tiêu rõ ràng và sẵn sàng thỏa hiệp. Cần chân thành và công bằng, với cả hai bên đều thắng ở một vài điểm và nhượng bộ ở một vài điểm để duy trì mối quan hệ. Bảng ghi chép đàm phán với 14 câu hỏi giúp chuẩn bị kỹ lưỡng mọi khía cạnh của tình huống.

Chương 7: Kiểm soát thời gian

Tầm quan trọng của thời điểm: “Biết kiểm soát thời gian là có tất cả” trong mọi khía cạnh cuộc sống, từ marketing, bán hàng, thuyết trình đến các đề nghị với cấp trên và giải quyết mâu thuẫn.
Trong marketing và bán hàng: Cần tìm hiểu thời điểm khách hàng có khả năng mua, mục tiêu (bán nhanh hay xây dựng lòng tin lâu dài) để chọn kênh và tần suất liên lạc. Nhận diện phong cách giao tiếp của khách hàng để biết khi nào nên trò chuyện xã giao và khi nào nên vào thẳng vấn đề kinh doanh.
Trong thuyết trình: Ghi nhớ sức mạnh của khoảng lặng. Không nói quá dài, tránh quá nhiều thông tin. Tự đặt thời gian cho mỗi đoạn và luyện tập để không vượt quá. Thu hút khán giả bằng câu hỏi hoặc hình ảnh sau mỗi 15 phút. Chuẩn bị một kết thúc hay nhưng không để thông tin bổ ích nhất vào cuối cùng.
Khi đề nghị với sếp: Cần xem xét lịch làm việc và tình trạng hiện tại của sếp cũng như công ty. Chọn thời điểm thích hợp nhất (tránh các thời điểm bận rộn). Khi đề nghị tăng lương, cân nhắc hiệu suất của công ty và thời điểm thành công cá nhân của bạn.

Chương 8: Truyền năng lượng tích cực

Sức hấp dẫn của năng lượng tích cực: Năng lượng bạn truyền tải có tầm quan trọng không kém gì lời nói. Năng lượng tích cực giúp tạo dựng lòng tin, thiện chí và thu hút người khác trong cả các mối quan hệ xã hội lẫn công việc.
Cách thể hiện năng lượng tích cực: Bao gồm ngôn ngữ cơ thể cởi mở (không khoanh tay, đứng thẳng, mỉm cười), lắng nghe tốt, chủ động thu hút người mới, thể hiện sự ấm áp và chú tâm, khen ngợi chân thành, và có khiếu hài hước. Tập trung vào những gì bạn có thể mang lại cho người khác thay vì chỉ mong muốn nhận.
Kiểm soát trạng thái cảm xúc: Để duy trì năng lượng tích cực, hãy nhớ lại những khoảnh khắc hạnh phúc nhất trong đời, tạo không khí vui vẻ xung quanh mình (nghe nhạc, xem phim hài), và tự đối thoại tích cực để xua tan những suy nghĩ tiêu cực. Học cách điều khiển cảm xúc như một nhạc cụ.
Để người khác nhớ đến bạn: Có ba lời khuyên chính: mặc trang phục đặc biệt một cách nhẹ nhàng, lặp lại tên và thông tin công ty/sản phẩm của bạn một cách khéo léo, và kể một câu chuyện ngắn gọn nhưng hấp dẫn về bản thân hoặc công việc.
Tầm quan trọng của tên: Luôn nhớ và phát âm đúng tên người khác, gọi tên họ khi chào hỏi sẽ nhấn mạnh sự quan tâm và tạo ra một cuộc đối thoại nghiêm túc, ý nghĩa.

Chương 9: Gây dựng nền tảng giao tiếp

Ngôn ngữ quyết đoán: Thể hiện sự tự tin và kiến thức mà không cần ép buộc. Đây là cách giao tiếp trực tiếp và thẳng thắn mà không gây tổn thương.
Tránh các loại ngôn ngữ gây hiểu lầm: Bao gồm các câu nói mơ hồ (ví dụ: “sớm”), sử dụng từ “nếu” (thể hiện sự không chắc chắn), các câu đánh giá thấp kiến thức hoặc gây phán xét, các câu hỏi ngớ ngẩn, câu nói cầu khiến, và các câu nói bị động. Nên bắt đầu câu bằng “Tôi” để chịu trách nhiệm về suy nghĩ và cảm xúc của mình.
Kĩ năng quyết đoán trong đối thoại: Bao gồm việc chỉ đồng ý một phần với nhận xét của người khác, nhận trách nhiệm mà không cần xin lỗi, sẵn sàng thỏa hiệp, lặp lại có mục đích quan điểm của mình, thở sâu hơn để giữ bình tĩnh trước khi tranh luận, và cắt ngang một cách lịch sự khi cuộc nói chuyện lạc đề hoặc bị gián đoạn.

Chương 10: Giữ bí mật

Tầm quan trọng của thông tin mật: Thông tin là tài sản quý giá nhất của một công ty, mang lại lợi thế cạnh tranh về thị trường, sản phẩm, nhân sự và tài chính. Việc biết điều gì nên nói và khi nào nên nói là một kỹ năng giao tiếp cơ bản và quan trọng nhất.
Giữ bí mật trong các tình huống: Cần cẩn trọng trong phỏng vấn tuyển dụng (tránh tiết lộ thông tin về sếp/công ty cũ), trên sơ yếu lý lịch (tránh ghi thành tựu cụ thể nếu là bí mật), khi gây dựng quan hệ (tránh tiết lộ thông tin về nhà cung cấp hay chiến lược), trong đàm phán (cân nhắc lượng thông tin tiết lộ), trong bán hàng (bảo mật thông tin khách hàng), và trong nội bộ công ty (tránh kể chuyện đồng nghiệp, than phiền công việc).
E-mail và bảo mật: Không nên ngây thơ cho rằng email được bảo mật. Mọi thứ bạn viết trong email đều có thể bị người khác đọc hoặc chuyển tiếp. Tránh gửi thông tin mật qua email và tránh sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân.
Đối thoại và giữ bí mật: Cần hiểu rõ thông tin nào là mật và cần giữ với ai. Chỉ chia sẻ khi thực sự cần thiết và có lợi cho chủ sở hữu thông tin. Có thể sử dụng các thỏa thuận giữ bí mật (NDA) hoặc cam kết miệng. Luôn thận trọng và chỉ giữ bí mật nếu không bị yêu cầu bắt buộc phải nói.

Chương 11: Đi đến hồi kết

Ấn tượng cuối cùng: Một kết thúc tồi có thể phá hỏng toàn bộ ấn tượng tốt ban đầu của một cuộc đối thoại, cuộc họp, bài thuyết trình hoặc buổi hẹn hò.
Chiến thuật rút lui: Để kết thúc cuộc trò chuyện một cách tốt đẹp, cần có sự chuẩn bị trước bằng cách có sẵn vài câu để sử dụng. Hãy luôn thân thiện và chân thành, nhìn vào mắt và bắt tay người đối diện. Nếu cần rời đi, hãy lịch sự xin lỗi, thể hiện hứng thú với câu chuyện và đưa ra lời hứa liên lạc lại sau.
Xử lý trò chuyện không dứt: Cần làm rõ mục đích của người nói để có thể kết thúc cuộc nói chuyện nhanh chóng. Nếu đối phương tức giận, hãy bình tĩnh nói rõ sự hiểu biết của mình về vấn đề. Với người nói dai, cần chọn khoảnh khắc thích hợp để lịch sự cắt ngang. Nếu ai đó chia sẻ quá nhiều thông tin cá nhân, hãy lịch sự ngắt lời và bày tỏ sự tiếc nuối mà không muốn xâm phạm đời tư.
Kết thúc có hậu: Để lại ấn tượng tốt cuối cùng trong các tình huống khác nhau. Trong phỏng vấn tuyển dụng, hãy thể hiện lại sự nhiệt tình và các ý kiến quan trọng một cách ngắn gọn. Trong các cuộc họp, hãy cảm ơn mọi người và đưa ra nhận xét tích cực về thành quả. Trong bài thuyết trình, hãy tóm tắt các điểm chính (không nói “tóm tắt”) và kết thúc bằng câu hỏi hoặc câu chuyện kịch tính để khán giả ghi nhớ.
Chốt sale (“Nếu không hỏi, bạn sẽ chẳng nhận được gì”): Không nên chờ khách hàng tự mua hàng. Khi thấy khách hàng có vẻ thuyết phục, hãy mạnh dạn đề nghị mua hàng. Coi từ chối là “chưa đồng ý” và tiếp tục xây dựng lòng tin. Có thể đề nghị cam kết chuyển sang giai đoạn tiếp theo hoặc sử dụng các chiến thuật như cho dùng thử sản phẩm để xây dựng lòng tin.

PHẦN II: ÁP DỤNG KĨ NĂNG ĐỐI THOẠI

Chương 12: Quan sát hình ảnh của chính mình

Tự đánh giá qua ánh mắt người khác: Để cải thiện kỹ năng đối thoại, cần vượt qua cái tôi và phân tích bản thân qua ánh mắt người khác. Điều này giúp nhận ra nhược điểm và bắt đầu khắc phục. Có thể hình dung mình trong cuộc giao tiếp, ghi chép sau mỗi cuộc gặp để rút kinh nghiệm.
Kiểm soát cảm xúc: Nhận biết các “ngưỡng cảm xúc” – những yếu tố từ quá khứ có thể khơi gợi phản ứng tiêu cực hiện tại. Khi cảm xúc lên cao, hãy dừng lại để bình tĩnh. Đặt mình vào vị trí người khác để đồng cảm hơn với đồng nghiệp, nhân viên, khách hàng. Tự hỏi bản thân về phản ứng với chỉ trích, việc đánh giá người khác, việc đổ lỗi, và những niềm tin sai lầm.
Tạo thói quen mới: Xua tan tiêu cực bằng cách tự nói chuyện tích cực. Khi thấy mình than vãn hoặc đánh giá, hãy dừng lại. Nhắc nhở bản thân về những thành tựu và lời khen để chống lại sự tự chỉ trích.
Đề nghị người khác đưa ra nhận xét: Đây là cách trực tiếp để biết mình được nhìn nhận ra sao. Cần chọn thời điểm thích hợp (sau một khoảng thời gian giãn cách), hỏi một cách tích cực, và lắng nghe cẩn thận mà không tự biện hộ. Có thể xin ý kiến sau phỏng vấn không thành công, sau thuyết trình, sau khi hoàn thành dự án, hoặc trong bản tự kiểm điểm hàng năm.
Mặt trái của ý kiến phản hồi (khi bạn nhận xét người khác): Khen ngợi công khai, nhưng chê trách riêng tư. Tập trung vào giải pháp và tiến bộ thay vì phê bình cá nhân. Tránh nói “luôn luôn” làm sai. Duy trì giao tiếp bằng mắt để thể hiện sự ấm áp đằng sau lời phê bình.

Chương 13: Thăng tiến

Đối mặt với yêu cầu thăng tiến: Yêu cầu tăng lương, thăng chức hoặc công nhận là một thử thách khó khăn, nhưng cần thiết để đảm bảo bạn nhận được những gì xứng đáng.
Nâng cao khả năng được thăng tiến: Chọn thời điểm phù hợp (dựa trên lịch làm việc của sếp và tình hình tài chính công ty, thời điểm thành công cá nhân). Cần thể hiện giá trị của bản thân đối với công ty bằng cách nhận nhiều trách nhiệm hơn, có sáng kiến thực hiện các dự án mới, và tìm kiếm những công việc có thể quy ra thành tiền.
Kỹ năng chuẩn bị khi yêu cầu: Gặp sếp để thảo luận về vai trò của mình, nói về những gì bạn đã làm và có thể đề nghị cho công ty. Giữ một cuốn sổ ghi chép các thành tựu của bạn, có thể quy đổi thành con số. Nghiên cứu mức lương thị trường để có căn cứ. Tuyệt đối không đe dọa rời bỏ công ty.
Không cần phải bán hàng nữa (thông qua lời giới thiệu): Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng để họ trở thành “đối tác chuyển giao”, giới thiệu bạn cho những khách hàng mới. Luôn nói lời cảm ơn và thể hiện sự trân trọng. Khi khách hàng khen ngợi, đó là thời điểm hoàn hảo để đề nghị lời giới thiệu.

Chương 14: Xóa tan nỗi sợ hãi nói trước đám đông

Nỗi sợ hãi là tự nhiên: Nhiều diễn giả nổi tiếng cũng trải qua lo lắng khi nói trước đám đông. Coi nỗi sợ hãi như một sự hưng phấn để biến adrenaline thành năng lượng thu hút khán giả. Khán giả thường mong muốn diễn giả thành công.
Trưởng thành từ nỗi sợ hãi: Cần nhận thức lại nỗi sợ hãi của mình. Sử dụng “tự đối thoại tích cực” (ví dụ: “Điều gì sẽ xảy ra nếu họ ấn tượng với mình?”). Tưởng tượng viễn cảnh tồi tệ nhất và cách kiểm soát nó bằng sự hài hước. Tìm hiểu kỹ về khán giả và địa điểm diễn thuyết để giảm sự lo lắng. Thực hành tưởng tượng mình trình bày hoàn hảo. Tập trung vào nhu cầu của khán giả. Tạo không khí vui vẻ, thả lỏng cơ thể, thở sâu từ cơ hoành, chăm sóc vẻ ngoài, tập luyện thể dục, ăn uống tốt.
Chuẩn bị và trong khi diễn thuyết: Chuẩn bị tinh thần tốt, hiểu rõ bài thuyết trình mà không đọc từng chữ. Ghi nhớ hai dòng đầu tiên để tránh bị khớp. Trong khi diễn thuyết, nếu tay run, hãy đặt tay lên bục. Tìm những khuôn mặt thân thiện trong khán giả để giao tiếp bằng mắt. Uống nước và chuẩn bị ghi chú bằng chữ to, in đậm.

Chương 15: Sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến hiệu quả

Giao tiếp điện tử đòi hỏi kỹ năng đối thoại tốt hơn: Trong thời đại truyền thông điện tử, sự thiếu tiếp xúc trực tiếp (tiếng nói, nét mặt) dễ gây hiểu lầm. Mỗi phương thức giao tiếp là một cơ hội để gây dựng mối quan hệ.
Kĩ năng giao tiếp qua e-mail: Cần đọc kỹ, sửa lỗi, trình bày rõ ràng, trả lời xác nhận. Tránh nhạo báng, dùng biểu tượng cảm xúc, màu mè, hoặc tiết lộ thông tin mật. Chú ý dòng chủ đề, viết ngắn gọn, và tránh gửi email dung lượng lớn không cần thiết.
Tạo dựng mạng lưới qua Internet: Các website như LinkedIn giúp kết nối. Trong các nhóm thảo luận trực tuyến, cần tuân thủ hướng dẫn, giữ thái độ chuyên nghiệp, tích cực, không hống hách, và tập trung vào việc cho đi giá trị thay vì chỉ đòi hỏi.
Tạo hộp thư thoại chất lượng: Tin nhắn thoại là ấn tượng đầu tiên. Cần ghi âm rõ ràng, nói chậm rãi, thân thiện và vui vẻ. Khi để lại tin nhắn cho người khác, đi thẳng vào vấn đề, nói ngày/giờ và mong muốn rõ ràng, luôn nhắc lại số điện thoại.
Giao tiếp qua điện thoại hội nghị: Cần hiểu rõ các tính năng kỹ thuật của ứng dụng, đề nghị mọi người giới thiệu bản thân khi phát biểu. Chuẩn bị như một cuộc họp trực tiếp, tắt điện thoại di động, tránh tạp âm và điều chỉnh giọng nói cho phù hợp.
Con đường phía trước: Cần xử lý thông tin, thay đổi và áp dụng các kỹ năng từng chút một, với sự đam mê và kiên nhẫn. Theo dõi tỷ lệ từ chối/đồng ý để tăng khả năng chịu đựng và tự tin. Luôn tập trung vào người khác, không ngừng học hỏi và cải thiện kỹ năng đối thoại để nâng cao chất lượng cuộc sống và thành công trong kinh doanh.

Lời khuyên bổ sung

Bán hàng có mục tiêu: Không lãng phí thời gian của bản thân và khách hàng vào việc bán những sản phẩm họ không cần. Hãy xây dựng mối quan hệ lâu năm bằng cách hiểu rõ mong muốn và nhu cầu của khách hàng.
Phép xã giao được các chuyên gia sử dụng: Khi ăn sáng, có thể bắt đầu đối thoại về công việc khi cà phê được rót. Khi ăn trưa, trò chuyện trước khi gọi đồ ăn rồi mới bàn công việc. Khi ăn tối, chủ nhà nên giới thiệu về công việc ngay từ đầu cuộc nói chuyện.
Ứng phó với sếp khó tính: Thay vì nói “Đây là điều tôi muốn”, hãy nói “Đây là cách tôi có thể giúp anh”. Áp dụng cách tiếp cận thể hiện sự đồng tình. Tránh gửi email khi đang giận dữ. Cải thiện khả năng kiểm soát thời gian của bạn.
Tự động hóa hay người máy?: Để công ty nổi bật, cần đảm bảo khách hàng được trợ giúp nhanh chóng và hiệu quả bởi nhân viên chăm sóc khách hàng được đào tạo sâu rộng, có khả năng giải quyết nhiều vấn đề thay vì chỉ tập trung vào một vài vấn đề cụ thể.
Gây dựng mối quan hệ ảo: Chủ động gây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng qua Internet bằng cách bắt đầu lịch thiệp, thân thiện và chú ý đến các chi tiết trong email, tin nhắn.
Tỏa sáng trong những cuộc điện thoại hội nghị: Đảm bảo hiểu các đặc điểm kỹ thuật của ứng dụng, đề nghị mọi người giới thiệu bản thân khi phát biểu, chuẩn bị kỹ lưỡng như một cuộc họp trực tiếp, tắt điện thoại di động, tránh tạp âm và điều chỉnh thanh âm, nhịp điệu giọng nói phù hợp.

Các phương pháp để trở nên nổi bật

Ghi chép các cách làm hiệu quả giúp tiết kiệm tiền bạc và thời gian vào một bản báo cáo, luôn có tên bạn trong mọi trang. Gửi báo cáo hấp dẫn, chuyên nghiệp và làm nhiều hơn yêu cầu.
Tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới và làm việc nhóm để tìm kiếm đối tác.
Học một kỹ năng được đánh giá cao trong tổ chức mà người khác không thể làm.
Nghiên cứu những điều riêng tư về khách hàng (con cái, sinh nhật, sở thích) để thể hiện sự quan tâm. Khi khách hàng nhắc tên bạn trước mặt sếp, đó là cơ hội thăng chức/tăng lương.
Là người tiên phong và vượt qua khó khăn. Chấp nhận và sửa chữa sai lầm, không đổ lỗi. Thái độ quan trọng hơn kỹ năng.

Danh sách thành tựu đạt được

Khi lên danh sách, hãy tự đặt ra những câu hỏi về thành quả của mình như:

Đã giảm được chi phí hoặc tăng doanh số/lợi nhuận cho công ty chưa?
Đã thu hút được khách hàng mới hoặc duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ chưa?
Đã tăng được lợi nhuận của công ty hoặc giải quyết được rắc rối của công ty chưa?
Đã giúp đào tạo nhân sự mới hoặc tiết kiệm được thời gian/tiền bạc chưa?
Đã làm được gì kể từ lần tăng lương trước? Đã làm gì ngoài những điều bắt buộc phải làm?
Đã làm thêm giờ chưa? Đã được đào tạo thêm hoặc học thêm kỹ năng mới để tăng giá trị cho công việc?

Hãy sẵn sàng (cho bài thuyết trình)

Chuẩn bị tinh thần tốt, hiểu rõ bài thuyết trình. Tập luyện nhuần nhuyễn nhưng không đọc từng chữ. Ghi nhớ hai dòng đầu tiên để tránh bị khớp.
Tập nói trước gương, trước mặt bạn bè hoặc thu hình. Có thể tham gia khóa đào tạo diễn thuyết chuyên nghiệp.

Trong khi diễn thuyết

Nếu tay run, đặt tay lên tấm giấy trên bục hoặc cầm thẻ.
Tìm những khuôn mặt thân thiện trong khán giả và giao tiếp bằng mắt với họ.
Tưởng tượng khán giả là những người yêu quý và ngưỡng mộ bạn để giảm căng thẳng.
Đặt một cốc nước để uống trong khi thuyết trình.
Làm tờ giấy ghi chú các điểm quan trọng bằng chữ to, in đậm để có thể liếc nhìn khi cần.

Kết thúc một buổi phỏng vấn tuyển dụng

Khi kết thúc, hãy hỏi: “Anh có thể vui lòng chia sẻ với tôi quá trình lựa chọn còn lại diễn ra như thế nào không?” Câu trả lời sẽ cung cấp thông tin về số lượng ứng viên, số vòng phỏng vấn, người ra quyết định, và thời gian của toàn bộ quá trình.
Gần cuối phỏng vấn, hãy hỏi: “Anh cảm thấy vị trí ứng cử của tôi tại thời điểm này thế nào?” để nhận phản hồi và thể hiện sự quan tâm nghiêm túc đến công việc.

Hãy hỏi và bạn sẽ nhận được điều gì đó (Chốt sale)

Khi muốn chốt đơn hàng, hãy đề nghị khách hàng mua hàng một cách trực tiếp nhưng khéo léo. Ví dụ: “Có vẻ như sản phẩm của chúng tôi chính là những gì anh cần để giải quyết những rắc rối về phần mềm. Chúng ta nên tiến tới làm thủ tục như thế nào nhỉ?” hoặc “Tại sao chúng ta không bắt đầu ngay hôm nay nhỉ?”
Có thể đề nghị dùng thử sản phẩm hoặc đưa ra bảo đảm hoàn tiền để xây dựng lòng tin.

Bạn có luôn trình bày rõ ràng?

Ngắn gọn và khúc chiết: Càng nói ít, khả năng người khác hiểu nhầm càng thấp. Tránh đưa nhiều ý kiến vào cùng một câu.
Nói chậm và lắng nghe: Khi hướng dẫn, nói chậm rãi và lắng nghe phản hồi để đảm bảo hướng dẫn rõ ràng. Yêu cầu người nghe phác thảo lại các ý chính.
Sử dụng từ ngữ rõ ràng: Tránh các từ mơ hồ, lập lờ. Ví dụ: thay vì “sớm”, hãy nói “Khoảng thứ Sáu”.

Mục lục