Thuật quản trị

Giới thiệu

Cuốn sách “Thuật quản trị” của Brian Tracy chia sẻ 21 ý tưởng căn bản giúp bạn trở thành nhà quản trị thành công. Tác giả tin rằng sự bùng nổ kinh tế không đến từ công nghệ mà từ cuộc Cách mạng Quản trị. Mục tiêu là đưa độc giả vào nhóm 20% nhà quản trị hàng đầu, thậm chí là 5% hoặc 1%, bằng cách thực hành những điều cơ bản.

Chương 01: Đặt ra những câu hỏi chủ chốt về hiệu quả quản trị

Nghệ thuật đặt câu hỏi phù hợp là điểm xuất phát để đạt hiệu quả. Các nhà quản trị xuất sắc phải có câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi quan trọng như:

Tại sao bạn được coi là nhân viên của tổ chức? Tập trung vào kết quả thay vì quá trình.
Bạn có đóng góp gì độc đáo? Việc gì bạn và chỉ bạn mới có thể làm tốt để tạo ra sự khác biệt lớn?
Bạn đang cố gắng làm gì và bằng cách nào? Tập trung vào số ít việc tạo ra 80% kết quả.
Bạn giả định những gì? Sẽ thế nào nếu chúng sai?
Có cách nào tốt hơn không? Luôn tư duy vượt khỏi lối mòn. Việc không ngừng đặt câu hỏi sẽ khơi sâu nhận thức và mang lại giải pháp hiệu quả.

Chương 02: Tập trung vào kết quả chủ chốt

Kết quả chủ chốt là những thành quả quan trọng nhất, quyết định hiệu quả và thành công của nhà quản trị. Có 7 kết quả chủ chốt:

Khách hàng rất quan trọng: Phục vụ cấp trên, khách hàng bên ngoài và nhân viên dưới quyền.
Lỗ và lãi: Tối đa hóa lợi nhuận trên đầu tư (vốn, thời gian, công sức).
Tập trung vào chất lượng: Xác lập tiêu chuẩn hoạt động và khuyến khích cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Đầu tư ít, năng suất cao: Tận dụng hiệu quả nguồn lực, không ngừng tìm cách sản xuất tốt hơn, nhanh hơn, chi phí thấp hơn.
Đổi mới và sáng tạo: Phát triển sản phẩm, dịch vụ, phương thức kinh doanh mới (ví dụ: Apple vs Samsung).
Phát triển nguồn nhân lực: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên (ít nhất 3% tổng doanh thu).
Phát triển tổ chức: Tạo ra môi trường làm việc tích cực và hài hòa. Nhà quản trị xuất sắc luôn tập trung nỗ lực vào những kết quả chủ chốt này.

Chương 03: Xác lập tiêu chuẩn hoạt động

Để tối đa hóa năng lực, nhà quản trị phải xác lập các tiêu chuẩn hoạt động cụ thể, đo lường được và có ràng buộc về thời gian. “Thứ gì đo được sẽ thực hiện được.”

Hiệu ứng Hawthorne: Khi biết mục tiêu cụ thể, người lao động sẽ tự so sánh và cải thiện hiệu quả.
Khen thưởng dựa trên hiệu quả: Các công ty hàng đầu khen thưởng dựa trên thành tích xuất sắc và hiệu suất đo lường được.
Tránh những hình thức đãi ngộ sai lầm: Thay đổi hệ thống khen thưởng từ mời khách hàng sang doanh số thực tế để nâng cao hiệu quả.
Kiểm tra các kỳ vọng của bạn: Thường xuyên kiểm tra tiến độ, bởi ủy quyền không đồng nghĩa với rảnh tay.
Sự rõ ràng là yếu tố thiết yếu: Nhân viên cần biết chính xác công việc của họ là gì và được đo lường như thế nào.

Chương 04: Tập trung sức mạnh

Khả năng chú tâm là vô cùng quan trọng trong một thế giới đầy yếu tố phân tán. Quản trị thời gian được định nghĩa là “khả năng lựa chọn chuỗi sự kiện.”

Luật số 3: Bất kể bạn làm bao nhiêu việc, sẽ chỉ có ba nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất chiếm tới 90% giá trị đóng góp của bạn.
Ba câu hỏi quan trọng: Để xác định 3 việc lớn, hãy hỏi: (1) Nếu chỉ làm một việc, đâu là việc giá trị cao nhất? (2) Việc thứ hai? (3) Việc thứ ba?
Xác định ba việc lớn cho nhân viên: Giúp từng nhân viên làm rõ và tập trung vào 3 nhiệm vụ giá trị nhất của họ.
Ba từ làm nên hiệu quả tối đa: Rõ ràng, tập trung và chuyên tâm.

Chương 05: Các chức năng quản trị thiết yếu

Có 7 chức năng quản trị thiết yếu mà nhà quản trị phải thể hiện năng lực thích đáng để đạt hiệu quả xuất sắc, tương tự như các dấu hiệu sinh tồn trong y học:

Lập kế hoạch: Kỹ năng chủ chốt, liên quan đến “tư duy trên giấy” - viết ra mục tiêu và các bước thực hiện.
Tổ chức: Kết hợp nhân lực, vốn, các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết để biến kế hoạch thành hiện thực.
Tìm kiếm những người giỏi nhất (Tuyển dụng): Khả năng chọn người phù hợp là tối quan trọng, tránh thất bại do nhân viên yếu kém.
Học cách ủy quyền: Kỹ năng thiết yếu để tối đa hóa năng suất và khai thác tiềm năng của cấp dưới.
Luôn đi đầu trong công việc (Giám sát): Đảm bảo nhân viên hiểu rõ kỳ vọng và tiêu chuẩn, thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Liên tục cập nhật thông tin (Báo cáo): Truyền tải thông điệp rõ ràng, nhất quán đến cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên.
Xác lập tiêu chuẩn rõ ràng (Đo lường): “Nếu không thể đo lường, bạn sẽ không thể kiểm soát.” Mọi hoạt động kinh doanh đều có thể đo lường.

Chương 06: Quản trị theo mục tiêu

Quản trị theo mục tiêu (MBO) là công cụ thiết yếu để tăng kết quả công việc, áp dụng cho nhân viên có năng lực. Quá trình bao gồm:

Sự rõ ràng: Thống nhất rõ ràng về công việc cần hoàn thành, cách đo lường, lịch trình và tiêu chuẩn hiệu quả.
Luôn hiện diện: Người quản trị luôn có mặt để hỗ trợ nhưng để nhân viên tự do thực hiện mục tiêu bằng ý tưởng và phương pháp riêng.
Kiểm tra tiến độ: Lên lịch kiểm tra dự án theo các mốc đã xác lập để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng.

Chương 07: Quản trị theo ngoại lệ

Quản trị theo ngoại lệ là cách quản trị tiết kiệm thời gian và xây dựng đội ngũ tuyệt vời. Khi giao nhiệm vụ và làm rõ các tiêu chuẩn, hãy nói với nhân viên: “Chỉ tìm đến tôi nếu có gì sai lệch với những điều chúng ta đã thống nhất.” Nguyên tắc “không có tin gì là tin tốt” giúp giải phóng quản trị viên khỏi việc đeo bám liên tục. Tự do và trách nhiệm là hai động lực thúc đẩy tuyệt vời nhất trong công việc.

Chương 08: Ủy quyền hiệu quả

Ủy quyền là kỹ năng sống còn, giúp nhân đôi ảnh hưởng của bạn. Nó bao gồm:

Giải thích kết quả mong muốn: Đưa ra kết quả và lý do, để nhân viên linh hoạt trong cách thực hiện.
Tránh những hiểu nhầm: Yêu cầu nhân viên ghi chú và nhắc lại để đảm bảo hiểu rõ.
Ủy quyền thực hiện toàn bộ nhiệm vụ: Giao một công việc hoàn chỉnh, trong phạm vi chuyên môn và quyền kiểm soát của nhân viên.
Không can thiệp hay rút lại công việc: Thể hiện niềm tin tuyệt đối, tránh “ủy quyền ngược.”
Thường xuyên kiểm tra tiến độ: Đặt câu hỏi “Mọi việc diễn ra thế nào?” để nắm bắt thông tin và hỗ trợ kịp thời, không phán xét.

Chương 09: Xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả cao

Trọng trách của nhà quản trị là xây dựng một đội ngũ tích cực, có động lực và năng suất cao. Lòng tự tôn cao là nền tảng. Có 7 hành vi quản trị chủ chốt giúp tạo động lực và nâng cao lòng tự tôn:

Thử thách: Giao công việc trên mức khả năng hiện tại để họ nỗ lực vươn lên.
Tự do: Cho phép nhân viên tối đa quyền tự chủ trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Coi trọng nhân viên: Lắng nghe và coi trọng ý kiến, cảm xúc của họ.
Yếu tố tình bạn: Thể hiện sự quan tâm thành thực đến cuộc sống cá nhân của nhân viên.
Liên lạc thường xuyên: Kiểm tra hiệu quả công việc mà không phán xét, cho thấy bạn coi trọng nhiệm vụ và người thực hiện.
Để họ trải nghiệm thành công: Giao việc mà họ có thể làm tốt để xây dựng sự tự tin.
Kỳ vọng điều tốt nhất: Truyền tải niềm tin vào khả năng làm tốt công việc của nhân viên. Cuốn sách cũng đề cập 3 cấp độ phát triển của nhân viên: phụ thuộc, độc lập và phụ thuộc lẫn nhau (cấp độ cao nhất, khuyến khích bằng phần thưởng nhóm).

Chương 10: Sử dụng đòn bẩy quản trị

Đòn bẩy quản trị giúp gia tăng chất lượng và số lượng sản phẩm đầu ra với nguyên liệu đầu vào không đổi. Các cách để tăng năng suất:

Làm việc chăm chỉ hơn: Tận dụng toàn bộ thời gian làm việc, không lãng phí.
Làm việc nhanh hơn: Tăng tốc độ, duy trì nhịp độ nhanh.
Làm việc nhiều giờ hơn: Bắt đầu sớm hơn, ở lại lâu hơn, tận dụng giờ ăn trưa (thêm 3 giờ hiệu quả mỗi ngày).
Xác lập các ưu tiên: Luôn làm những việc quan trọng hơn trước, áp dụng quy tắc 80/20 và Luật số 3.
Tạo áp lực cho bản thân: Hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên mỗi ngày.
Khai thác hình thức làm việc nhóm: Phân chia công việc, ủy quyền, thuê ngoài để đạt kết quả lớn hơn.
Chia nhóm công việc (Batching): Làm các việc tương tự nhau cùng lúc để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.

Chương 11: Tuyển dụng đúng người

Khả năng tuyển dụng đúng người là yếu tố quyết định thành công của bạn. “Quyết định chọn người nhanh luôn là quyết định sai lầm.”

Tư duy trên giấy: Mô tả chi tiết đặc điểm, phẩm chất, kinh nghiệm, kỹ năng, tài năng và tính cách của ứng viên lý tưởng.
Công thức SWAN:
- S - Smart (nhanh nhẹn, thông minh).
- W - Work hard (chăm chỉ, sẵn sàng làm thêm giờ).
- A - Ambitious (tham vọng, xem việc là bàn đạp).
- N - Nice (dễ chịu, hòa hợp).
Quy tắc số 3:
- Phỏng vấn ít nhất ba ứng viên.
- Phỏng vấn ứng viên bạn ưng ý ở ba lần khác nhau.
- Phỏng vấn ứng viên bạn ưng ý ở ba nơi khác nhau.
- Có ít nhất ba người khác phỏng vấn ứng viên.

Chương 12: Loại bỏ người yếu kém

Sa thải nhân viên là việc khó khăn nhưng cần thiết. Giữ một người không phù hợp sẽ làm giảm tinh thần của đội ngũ và là sự tàn nhẫn đối với chính người đó.

Đừng tàn nhẫn: Hãy giải phóng họ để họ tìm được công việc phù hợp hơn.
Sa thải một cách chuyên nghiệp:
- Quyết định thời điểm cụ thể.
- Khi gặp mặt, nói rõ ràng: “Công việc này không phù hợp với anh/chị.”
- Thực hành kỹ thuật “đĩa xước”: Lặp lại tuyên bố một cách bình tĩnh, không tranh cãi.
- Có sẵn kế hoạch: Hỗ trợ thu dọn đồ đạc, có trợ cấp thôi việc (ví dụ: 1 tuần lương/năm làm việc).

Chương 13: Tổ chức những cuộc họp hiệu quả

Họp chiếm 25-50% thời gian quản trị và rất tốn kém, vì vậy cần tổ chức hiệu quả. Có ba kiểu họp chính: chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và công bố.

Lên chương trình họp: Viết chương trình họp rõ ràng, ưu tiên 20% mục quan trọng nhất.
Bắt đầu và dừng lại đúng giờ: Tuân thủ Luật Parkinson, công việc sẽ co lại để phù hợp với thời gian.
Luôn đúng giờ: Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không chờ đợi người đến muộn.
Chỉ mời những người cần thiết: Tránh mời vì cảm giác hòa nhập.
Để họ rời đi: Cho phép mọi người rời cuộc họp khi không còn cần thiết.
Hướng hành động: Luôn hỏi: “Hành động tiếp theo của chúng ta là gì?” Giao trách nhiệm và thời hạn cụ thể.
Đừng lấn lướt: Giao vị trí chủ trì cho các nhân viên luân phiên để khuyến khích sự tham gia.

Chương 14: Xây dựng tinh thần đồng đội

Xây dựng đội ngũ làm việc là kỹ năng thiết yếu. Hai phẩm chất của các CEO hàng đầu là linh hoạt khi khủng hoảng và khả năng xây dựng/làm việc nhóm. Các bước xây dựng tinh thần đồng đội:

Xác định rõ mục tiêu: Biến sứ mệnh công việc thành khái niệm truyền cảm hứng.
Trao đổi và chia sẻ ý tưởng: Tổ chức các cuộc họp hiệu quả, tìm lý do để đoàn kết mọi người (ví dụ: hoạt động từ thiện).
Kỷ niệm các sự kiện quan trọng: Mừng sinh nhật, thành công, chiến thắng để mọi người cảm thấy tự hào.
Cập nhật thông tin cho mọi người: Chia sẻ những gì đang diễn ra có ảnh hưởng đến công việc của họ.
Ba cấp độ phát triển: Giúp nhân viên chuyển từ phụ thuộc sang độc lập, rồi đến phụ thuộc lẫn nhau (cấp độ cao nhất), khuyến khích bằng phần thưởng nhóm.

Chương 15: Đưa ra quyết định đúng đắn

Nhà quản trị là người giải quyết vấn đề. Người lãnh đạo tập trung vào giải pháp, không đổ lỗi.

Xác định vấn đề: Định nghĩa vấn đề theo nhiều cách nhất có thể, xem xét liệu đó có phải là cơ hội ngụy trang.
Tạo ra các giải pháp: Tìm kiếm nhiều giải pháp thay thế, tránh chỉ có một giải pháp duy nhất.
Ra quyết định: Giao trách nhiệm và đặt thời hạn.
- Tư duy nhanh: 80% quyết định là nhờ tư duy nhanh, hãy hành động kịp thời.
- Tư duy chậm: 20% quyết định quan trọng đòi hỏi tư duy chậm rãi, thu thập thông tin thêm và trì hoãn nếu có thể.
Cắt lỗ: Sẵn sàng thay đổi quyết định nếu có thông tin mới. “Dù đi nhầm đường bao lâu, bạn vẫn nên quay trở lại.”

Chương 16: Loại bỏ các rào cản hiệu quả hoạt động

Giữa khả năng và mong muốn luôn có những rào cản. Khả năng giải quyết trở ngại là kỹ năng học hỏi được.

Xác định mục tiêu: Đâu là những mục tiêu quan trọng nhất của bạn?
Nguyên tắc kìm hãm (Eliyahu Goldratt): Luôn có một trở ngại quyết định tốc độ đạt được mục tiêu.
Quy tắc 80/20 cho trở ngại: 80% rào cản là nội tại (từ chính bạn hoặc công việc), 20% là bên ngoài. Hãy hỏi: “Có điều gì đó ở chính bản thân tôi đang ngăn tôi lại?”
Tập trung vào trở ngại chính: Dành toàn bộ thời gian và sự chú ý để loại bỏ rào cản lớn nhất.

Chương 17: Trở thành hình mẫu

Một trong những đóng góp quan trọng nhất là trở thành hình mẫu cho nhân viên noi theo.

Xác lập tiêu chuẩn: Tổ chức của bạn sẽ hấp thụ thái độ, giá trị, ý kiến, hành vi của bạn. Hãy tự hỏi: “Công ty tôi sẽ trở thành kiểu công ty gì nếu mọi người trong đó đều giống tôi?”
Nỗi cô đơn của người chỉ huy: Khi trở thành lãnh đạo, sự trung thành của bạn thay đổi, bạn phải là người thiết lập tiêu chuẩn cho cấp dưới.
Hành động thể hiện lời nói: Hãy thực hành những hành vi bạn muốn thấy ở nhân viên (lịch sự, chu đáo, làm việc tốt).
Không có bí mật tại nơi làm việc: Mọi người đều biết mọi thứ rất nhanh.
Nỗ lực cải thiện không ngừng: Học hỏi mỗi ngày, tham gia các khóa học để không ngừng phát triển.

Chương 18: Brainstorm để tìm kiếm giải pháp

Sáng tạo và đổi mới là thiết yếu. Khuyến khích nhân viên phát huy năng lực sáng tạo thông qua brainstorming (Alex Osborn, 1946).

Lập nhóm brainstorming: Lý tưởng từ 4-7 người.
Giới hạn thời gian: 15-45 phút, dùng đồng hồ bấm giờ.
Xác định rõ vấn đề/mục đích: Viết rõ ràng lên bảng để mọi người nắm được.
Đặt ra câu hỏi cụ thể: Đòi hỏi những câu trả lời thực tiễn.
Tạm ngừng phán xét: Không đánh giá ý tưởng trong suốt buổi brainstorm để khuyến khích sự đa dạng.
Tổ chức: Một người lãnh đạo khuyến khích, một người ghi chép lại tất cả ý tưởng.

Chương 19: Đàm phán như một chuyên gia

Tất cả các nhà quản trị tài năng đều là những nhà đàm phán xuất sắc.

Thực hiện theo quy trình: Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán (80% thành công).
Chuẩn bị từ phía đối phương: Đặt mình vào vị trí của đối phương để dự đoán lập trường và đòi hỏi của họ.
Dễ hợp tác: Trở thành một đối tác đàm phán thân thiện, bình tĩnh, lịch thiệp. Sự “đáng mến” là yếu tố ảnh hưởng lớn.
Cố gắng đạt đến một giải pháp đôi bên cùng có lợi (Win-Win): Cả hai bên đều hài lòng với kết quả.
Suy nghĩ dài hạn: Duy trì mối quan hệ tốt đẹp để có thể đàm phán lại trong tương lai.
Luật số 4: Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, thường chỉ có 4 vấn đề cần giải quyết: một vấn đề chính và ba vấn đề phụ.
Sẵn sàng đàm phán lại: Không có cuộc đàm phán nào là chung cuộc, hãy sẵn sàng điều chỉnh các điều khoản nếu có thông tin mới.

Chương 20: Giao tiếp rõ ràng

85% thành công trong quản trị nằm ở khả năng giao tiếp hiệu quả. Sự rõ ràng và kiên nhẫn là chìa khóa.

Quá trình giao tiếp: Hiểu rõ ý muốn truyền tải và thể hiện rõ ràng. Cần kiên nhẫn và kiểm tra lại để đảm bảo hiểu đúng.
Ba công cụ giao tiếp:
1. Văn bản: Học cách viết rõ ràng, khúc chiết, đơn giản, chính xác.
2. Giao tiếp trực tiếp: Chuẩn bị thông điệp, tập trung vào “có gì cho đối phương?” để thuyết phục.
3. Học cách nói trước đám đông: Phát triển kỹ năng thuyết trình để tự tin và gây ảnh hưởng.
Trình bày ý tưởng mới thật chậm rãi: Lường trước sự phản kháng, thăm dò ý kiến và quan tâm đến ý tưởng của người khác.
Quy tắc 72 giờ: Mọi người cần 72 giờ để làm quen với ý tưởng mới trước khi phản hồi tích cực.

Chương 21: Đạt được thành tích cá nhân xuất sắc

Không có gì tác động đến sự nghiệp nhiều hơn việc bạn cam kết thực hiện những việc quan trọng nhất một cách xuất sắc.

Tập trung vào hiệu quả công việc: Đây là con đường chính để vươn tới đỉnh cao, được mọi người ủng hộ. Cam kết trở thành nhà quản trị xuất sắc nhất.
Ăn mừng thành công: Khen thưởng và khen ngợi những công việc chất lượng cao, những thành tích vượt trội.
Quan trọng nhất là lãnh đạo bằng việc noi gương: Trở thành người tiên phong, tấm gương cho người khác noi theo.
Nỗ lực cải thiện không ngừng: Đọc, học hỏi mỗi ngày, tham gia các khóa học và hội thảo để không ngừng phát triển.

Kết luận: Các nhà quản trị thành công chủ yếu nhờ khả năng tôi luyện thay vì tài năng thiên bẩm. Hãy học hỏi và thực hành những phương pháp này để đạt được kết quả như họ.

Mục lục